Abstract
The Italian Region of Lombardy formally established the creation of a network of Pancreas Units at the beginning of 2022 to increase the care of one of the worst cancers in the clinical scenario. Such new organisational structures see the employment of a large number of multidisciplinary professionals in a patient-centric approach. Several organisational challenges emerge, including the need to engage a wide number of stakeholders, employ adequate knowledge translation tools, and foster the role of non-technical skills to facilitate the dialogue among all the actors involved in the journey. To deepen such key themes, a Delphi panel was employed by surveying 24 multidisciplinary healthcare managers operating in the Lombardy and Pidemont regions. Results underline a busy agenda and some priorities for policymakers in defining the “rule of the game” for the establishment and day-to-day work and management of such Pancreas Units.
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Authors and Affiliations
Corresponding author
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Editors and Affiliations
Ethics declarations
FD and LC conceived the idea of the study; PP, FD, SD, StCa and LC wrote the reserch protocol; FD, SD and LC took care of data collection; SD, EC, SaCu, MF, AF, MG, PI, SM, GM, IM, FM, DM, BN, GR, MR, KR, SR, MS, RS, AS, ET and IV participated in the Delphi panel; FD, SD and LC took care of data collection and wrote the first manuscript’s draft, PP, StCa, AV, SD, EC, SaCu, MF, AF, MG, PI, SM, GM, IM, FM, DM, BN, GR, MR, KR, SR, MS, RS, AS, ET and IV critically review the manuscript. All authors approved the latest version of the manuscript.
Appendix 1
Appendix 1
Delphi Protocol (English Version)
Section 0—Descriptive Statistics
-
1.
What is your background?
-
(a)
Business/management.
-
(b)
Law.
-
(c)
Clinical.
-
(d)
Other.
-
(a)
-
2.
What is your role?
-
(a)
General Director.
-
(b)
Scientific Director.
-
(c)
Medical Director.
-
(d)
Administrative Director.
-
(e)
Physician/GP.
-
(f)
Manager.
-
(g)
Other.
-
(a)
-
3.
What is your gender?
-
(a)
Male.
-
(b)
Female.
-
(c)
Prefer not to answer.
-
(a)
-
4.
What is your age group?
-
(a)
Under 40.
-
(b)
41 to 50
-
(c)
50 to 60
-
(d)
Over 60.
-
(a)
-
5.
Do you agree to be an author in the scientific publication(s) reporting the Delphi results?
-
(a)
Yes.
-
(a)
Section 1—Organisational Factors (14 Items)
In a pancreas unit, how would you rate the importance of the following items from 1 to 9, where: 1 = not important at all 9 = very important when it comes to the organisational factors in pancreatic cancer care | Importance | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | ||
1 | Organising frequent meetings among multidisciplinary clinical professionals | |||||||||
2 | The presence of metrics/KPI assessing all steps of the patient journey | |||||||||
3 | Having spaces fully dedicated to the pancreas unit | |||||||||
4 | Defining team leaders for each clinical and organisational function | |||||||||
5 | Using new technologies in managing collaboration and work relations within the unit’s staff | |||||||||
6 | Using new technologies in managing the relations with the patients | |||||||||
7 | Sharing knowledge, cases, … with other pancreas units | |||||||||
8 | Disseminate knowledge by being present on the local press | |||||||||
9 | Disseminate knowledge by being present on social media | |||||||||
10 | Defining multidisciplinary clinical training paths for all the unit’s staff members | |||||||||
11 | Defining multidisciplinary management/organisational training paths for all the unit’s staff members | |||||||||
12 | Integrating data across clinical and administrative unit | |||||||||
13 | Introducing “case managers”, in charge to follow the patient & the case over different clinic departments/expertise | |||||||||
14 | Covering the all patient journey, in an “extended view”, starting from prevention (whenever possible) and early diagnosis | |||||||||
Section 2—Stakeholders (18 Items)
In a pancreas unit, how would you rate the importance of the following items from 1 to 9, where: 1 = not important at all 9 = very important when it comes to stakeholders’ engagement in pancreatic cancer care | Importance | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | ||
1 | Involving traditional clinical professionals (e.g. surgeons, oncologists, radiation therapists, palliative care specialists, …) | |||||||||
2 | Involving non-traditional clinical professionals (physiotherapists, psychologists, …) | |||||||||
3 | Involving clinicians from partner institutions according to a hub/spokes model | |||||||||
4 | Involving the patient | |||||||||
5 | Involving the patient’s family | |||||||||
6 | Involving the patients’ associations | |||||||||
7 | Involving other NGOs or no-profit entities | |||||||||
8 | Involving other public sector entities | |||||||||
9 | Involving ethical committees | |||||||||
10 | Involving clinicians from international institutions | |||||||||
11 | Involving scientific societies | |||||||||
12 | Involving other pancreas units | |||||||||
13 | Involving pure research institutions and universities | |||||||||
14 | Involving private firms/companies active in the pharma sector | |||||||||
15 | Involving private firms/companies active in the biotech sector | |||||||||
16 | Involving private firms/companies active in the surgical technology sector | |||||||||
17 | Involving private firms/companies active in the media sector | |||||||||
18 | Involving colleagues characterised by diverse features | |||||||||
Section 3—Non-technical Skills (1 + 16 Items)
In a pancreas unit, how would you rate the importance of non-technical or soft skills from 1 to 9, where: 1 = not important at all 9 = very important when it comes to pancreatic cancer care | Importance | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | ||
1 | Non-technical or soft skills in general terms | |||||||||
In a pancreas unit, how would you rate the importance of the following items from 1 to 9, where: 1 = not important at all 9 = very important when it comes to non-technical skills in pancreatic cancer care | Importance | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | ||
1 | Decision-making | |||||||||
2 | Coping with fatigue | |||||||||
3 | Communication | |||||||||
4 | Leadership | |||||||||
5 | Situational awareness | |||||||||
6 | Managing stress | |||||||||
7 | Team working | |||||||||
8 | Ideas creation ability | |||||||||
9 | Coordination ability | |||||||||
10 | Multicultural ability | |||||||||
11 | Planning ability | |||||||||
12 | Learning ability | |||||||||
13 | Professionalism | |||||||||
14 | Information management ability | |||||||||
15 | Agility | |||||||||
16 | Ethics | |||||||||
Section 4—Processes and Knowledge Translation Facilitators (32 Items)
In a pancreas unit, how would you rate the importance of the following items from 1 to 9, where: 1 = not important at all 9 = very important when it comes to facilitators in pancreatic cancer care | Importance | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | ||
1 | The pathogenesis and mechanisms behind diseases | |||||||||
2 | Mobile electronic medical records and online tools | |||||||||
3 | Design | |||||||||
4 | Web portals | |||||||||
5 | Image tagging | |||||||||
6 | Lesson learned and best practices | |||||||||
7 | Tours to share experiences with others | |||||||||
8 | Committees and meetings | |||||||||
9 | Journal publications | |||||||||
10 | In-person visit and talking | |||||||||
11 | Establishment of mixed teams | |||||||||
12 | Co-production | |||||||||
13 | Leaflets and brochures | |||||||||
14 | Training | |||||||||
15 | Clinical cases | |||||||||
16 | Clinical guidelines | |||||||||
17 | Use of interpersonal skills | |||||||||
18 | Discussions, debates, curiosity | |||||||||
19 | New technological tools | |||||||||
20 | Mentoring and leadership | |||||||||
21 | Testimonials | |||||||||
22 | Engaging with the patient’s family | |||||||||
23 | Empowerment | |||||||||
24 | Tensions | |||||||||
25 | Community of practice | |||||||||
26 | Multidisciplinary people (Eg. Degree in medicine + IT) | |||||||||
27 | Use of evidence-based methods | |||||||||
28 | Quality assessment by stakeholders | |||||||||
29 | Prototyping | |||||||||
30 | Simulations | |||||||||
31 | Self-assessment | |||||||||
32 | Use of a simple language | |||||||||
Delphi protocol (Italian version)
Sezione 0—Statistiche Descrittive
-
1.
Qual è il Suo background formativo?
-
(a)
Economia/Amministrazione.
-
(b)
Diritto/Giurisprudenza.
-
(c)
Medicina.
-
(d)
Altro.
-
(a)
-
2.
Qual è il Suo attuale ruolo lavorativo?
-
(a)
Direttore Generale.
-
(b)
Direttore Scientifico.
-
(c)
Direttore Sanitario.
-
(d)
Direttore Amministrativo.
-
(e)
Medico/Medico di base.
-
(f)
Funzionario.
-
(g)
Altro.
-
(a)
-
3.
Qual è il suo genere?
-
(a)
Uomo.
-
(b)
Donna.
-
(c)
Preferisco non rispondere.
-
(a)
-
4.
Qual è la sua fascia di età?
-
(a)
Under 40.
-
(b)
Da 41 a 50.
-
(c)
Da 50 a 60.
-
(d)
Over 60.
-
(a)
-
5.
Presta il proprio consenso ad essere autore delle pubblicazioni che riporteranno i risultati del Delphi?
-
(a)
Si.
-
(a)
Sezione 1—Fattori Organizzativi (14 Elementi)
In una pancreas unit, come valuterebbe l’importanza dei seguenti elementi da 1 a 9, dove: 1 = per niente importante 9 = molto importante quando si tratta di fattori organizzativi nella cura del cancro del pancreas? | Importanza | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | ||
1 | Organizzare riunioni frequenti tra professionisti clinici di ambito multidisciplinare | |||||||||
2 | La presenza di metriche che valutino tutte le fasi del percorso del paziente | |||||||||
3 | La disponibilità spazi completamente ed. esclusivamente dedicati alle attività della pancreas unit | |||||||||
4 | La definizione Dei team leader per ogni funzione clinica e organizzativa | |||||||||
5 | L’utilizzo delle nuove tecnologie nella gestione della collaborazione e Dei rapporti di lavoro all’interno del personale della pancreas unit | |||||||||
6 | L’utilizzo delle nuove tecnologie nella gestione delle relazioni con i pazienti | |||||||||
7 | La condivisione di conoscenza, casi, dati … con le altre pancreas unit | |||||||||
8 | La diffusione della conoscenza attraverso la presenza sulla stampa locale | |||||||||
9 | La diffusione della conoscenza attraverso la presenza sui social media | |||||||||
10 | La definizione di percorsi di formazione clinica multidisciplinare per tutto il personale Dei reparti coinvolti nella pancreas unit | |||||||||
11 | La definizione di percorsi multidisciplinari di formazione manageriale/organizzativa per tutto il personale della pancreas unit | |||||||||
12 | L’integrazione Dei dati tra l’unità clinica e quella amministrativa | |||||||||
13 | La presenza di “case manager”, incaricati di seguire il paziente in diversi reparti/competenze cliniche | |||||||||
14 | Coprire l’intero percorso clinico del paziente, in una visione estesa, a partire dalla prevenzione (quando possibile) e dalla diagnosi precoce | |||||||||
Sezione 2—Portatori Di Interesse (18 Elementi)
In una pancreas unit, come valuterebbe l’importanza dei seguenti elementi da 1 a 9, dove: 1 = per niente importante 9 = molto importante quando si tratta del coinvolgimento dei vari portatori di interesse nella cura del cancro del pancreas? | Importanza | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | ||
1 | Coinvolgere professionisti clinici “tradizionali” (es. Chirurghi, oncologi, radioterapisti, specialisti in cure palliative, …) | |||||||||
2 | Coinvolgere professionisti clinici “non tradizionali” (fisioterapisti, psicologi, …) | |||||||||
3 | Coinvolgere i medici afferenti alle istituzioni partner secondo un modello hub/spokes | |||||||||
4 | Coinvolgere il paziente | |||||||||
5 | Coinvolgere i familiari del paziente | |||||||||
6 | Coinvolgere le associazioni Dei pazienti | |||||||||
7 | Coinvolgere altre associazioni o enti no-profit | |||||||||
8 | Coinvolgere altri enti afferenti al settore pubblico/pubblica amministrazione | |||||||||
9 | Coinvolgere i comitati etici | |||||||||
10 | Coinvolgere medici e professionisti di istituti internazionali d’eccellenza | |||||||||
11 | Coinvolgere le società scientifiche | |||||||||
12 | Coinvolgere le altre pancreas unit | |||||||||
13 | Coinvolgere gli istituti di ricerca di base e le università | |||||||||
14 | Coinvolgere aziende/società private attive nel settore farmaceutico | |||||||||
15 | Coinvolgere imprese/società private attive nel settore biotech | |||||||||
16 | Coinvolgere imprese/società private attive nel settore delle apparecchiature chirurgiche | |||||||||
17 | Coinvolgere imprese/società private attive nel settore Dei media e comunicazione | |||||||||
18 | Coinvolgere professionisti caratterizzati da “diversity” (es. Diverse nazionalità, culture, competenze, background formativo, età, religione, orientamento sessuale, …) | |||||||||
Sezione 3—Competenze Trasversali (1 + 16 Elementi)
In una pancreas unit, come valuterebbe l’importanza delle c.d. competenze trasversali o “soft skills” da 1 a 9, dove: 1 = per niente importante 9 = molto importante nella cura del cancro del pancreas? | Importanza | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | ||
1 | Competenze trasversali o “soft skills” in termini generali | |||||||||
In una pancreas unit, come valuterebbe l’importanza dei seguenti elementi da 1 a 9, dove: 1 = per niente importante 9 = molto importante quando si tratta della presenza di competenze trasversali nella cura del cancro del pancreas? | Importanza | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | ||
1 | Capacità di gestire in modo efficace il processo decisionale clinico | |||||||||
2 | Affrontare la fatica e la stanchezza | |||||||||
3 | Capacità di comunicare in maniera efficace | |||||||||
4 | Doti di leadership | |||||||||
5 | Capacità di prendere consapevolezza della situazione | |||||||||
6 | Gestire lo stress | |||||||||
7 | Lavorare in gruppo | |||||||||
8 | Capacità di avere nuove idee | |||||||||
9 | Capacità di coordinamento | |||||||||
10 | Abilità nella gestione della multiculturalità | |||||||||
11 | Capacità di pianificazione | |||||||||
12 | Capacità di apprendimento | |||||||||
13 | Professionalità nella gestione | |||||||||
14 | Capacità di gestione dati e informazioni | |||||||||
15 | Agilità | |||||||||
16 | Etica | |||||||||
Sezione 4—Processi E Strumenti Di Traduzione Della Conoscenza (32 Elementi)
In una pancreas unit, come valuterebbe l’importanza dei seguenti elementi da 1 a 9, dove: 1 = per niente importante 9 = molto importante quando si tratta della presenza di fattori che possano facilitare la cura del cancro del pancreas? | Importanza | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | ||
1 | La comprensione delle caratteristiche cliniche della patologia | |||||||||
2 | Cartelle mediche elettroniche e altri strumenti online | |||||||||
3 | Disegni, vignette, fotografie e altri elementi grafici | |||||||||
4 | Portali web | |||||||||
5 | Imaging | |||||||||
6 | Casi e best practices | |||||||||
7 | Visite presso altri istituti | |||||||||
8 | Istituzione di comitati tecnici | |||||||||
9 | Pubblicazioni scientifiche | |||||||||
10 | Incontri in presenza | |||||||||
11 | Definizione di team e gruppi di lavoro multidisciplinari | |||||||||
12 | Coproduzione nel rapporto medico/paziente | |||||||||
13 | Opuscoli e altro materiale informativo | |||||||||
14 | Corsi di formazione | |||||||||
15 | Presentazione e discussion di casi clinici | |||||||||
16 | Linee guida cliniche | |||||||||
17 | Uso delle competenze trasversali | |||||||||
18 | Discussioni, dibattiti, curiosità | |||||||||
19 | Nuovi strumenti tecnologici | |||||||||
20 | Tutoraggio e leadership | |||||||||
21 | Testimonianze da parte di altri studiosi | |||||||||
22 | Coinvolgimento delle famiglie Dei pazienti | |||||||||
23 | Condivisione delle responsabilità (empowerment) | |||||||||
24 | Gestione Dei paradossi | |||||||||
25 | Communities of practices di supporto | |||||||||
26 | Presenza di personale con attitudini multidisciplinari (es. Laurea in medicina + informatica) | |||||||||
27 | Uso di metodi basati sull’evidenza (evidence-based) | |||||||||
28 | Procedure di monitoraggio della qualità del servizio | |||||||||
29 | Prototipazione | |||||||||
30 | Simulazioni | |||||||||
31 | Autovalutazione (self-assessment) | |||||||||
32 | Uso di un linguaggio semplice/non tecnico | |||||||||
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Dal Mas, F. et al. (2023). A Multidisciplinary Approach to Surgical Care: The Case of Disease Units. A Delphi Consensus on the Newly-Born Pancreas Units. In: Martellucci, J., Dal Mas, F. (eds) Towards the Future of Surgery. New Paradigms in Healthcare. Springer, Cham. https://doi.org/10.1007/978-3-031-47623-5_13
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DOI: https://doi.org/10.1007/978-3-031-47623-5_13
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Publisher Name: Springer, Cham
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